Le aziende aderenti al Global Compact sono tenute a redigere annualmente una Comunicazione Annuale, a condividerla con i propri stakeholder e a pubblicarla sul sito del Global Compact. Nel caso in cui ciò non avvenga, le aziende vengono inizialmente etichettate come "non comunicanti" sul sito del Global Compact e dopo un anno escluse dall'iniziativa (delisted). Le imprese "delistate" per aderire nuovamente all'iniziativa sono tenute a ripetere la procedura di adesione inviando contestualmente la propria Comunicazione Annuale.

I partecipanti non business non sono tenuti a produrre alcun documento di rendicontazione.

Redigere una Comunicazione Annuale significa:

Step 1: Creare una Comunicazione annuale

Step 2: Condividerla con gli stakeholder dell'azienda

Step 3: Caricarla sul sito web del UN Global Compact

DIFFERENTIATION PROGRAMME

Pur non esistendo una procedura standard per la stesura delle Comunicazioni Annuali, il documento deve sempre prevedere nella sua struttura di base tre elementi essenziali:

1. Una lettera di apertura, una relazione o una nota firmata dal Presidente o dal Direttore Generale (o dall'equivalente dirigente esecutivo) dell'impresa che contenga una dichiarazione in cui si rinnovi l'impegno preso a sostegno dell'iniziativa;

2. Una descrizione delle azioni pratiche che i partecipanti hanno intrapreso nel corso dell'anno per l'implementazione dei dieci principi del Global Compact;

3. Una valutazione dei risultati ottenuti e degli obiettivi che ci si aspetta di raggiungere usando il più possibile indicatori o sistemi di misura come quelli elaborati dal Global Reporting Initiative (GRI) nel documento "Linee guida per il reporting di sostenibilità".

Per scaricare il modello base di una Comunicazione Annuale, clicca qui.

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La COP non è uno strumento di comunicazione con l’Ufficio di New York o con il Network Italiano, piuttosto lo è nei confronti dei propri stakeholder. Le imprese, infatti, sono tenute a "comunicare annualmente ai propri stakeholder i progressi ottenuti nell'attuazione pratica dei dieci principi" pubblicizzando le Comunicazioni Annuali attraverso i canali di comunicazione usualmente utilizzati.
Se l'impresa è solita pubblicare, anche solamente via web, i propri rapporti o bilanci annuali (rapporti finanziari e/o di sostenibilità), la sua Comunicazione Annuale dovrebbe essere integrata in uno o in più di uno di questi stessi rapporti o bilanci.

Nel caso contrario, l'impresa è tenuta a produrre un apposito documento contenente i tre elementi essenziali delle Comunicazioni Annuali (lettera di apertura, descrizione delle attività e valutazione dei risultati) e a diffonderlo attraverso i canali generalmente utilizzati per comunicare con i propri stakeholder in relazione ai suoi obiettivi e impegni economici, sociali e ambientali: sito web, comunicati stampa, comunicati ufficiali, avvisi pubblici, ecc.

Caricare semplicemente la COP sul sito web del Global Compact non è sufficiente per condividere l’informazione con i propri stakeholder.

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I partecipanti sono chiamati a inviare una versione della Comunicazione Annuale in formato elettronico (PDF, Word o PowerPoint) all'Ufficio del Global Compact delle Nazioni Unite. La pubblicazione deve esser fatta direttamente dall'impresa attraverso  l'apposito submission form, disponibile sul sito del UN Global Compact. Per problemi connessi ai propri username e password, si prega di contattare il Segretariato del Global Compact Network Italy.  L'Ufficio del Global Compact accetta COP redatte in tutte le lingue.

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La COP deve contenere in apertura una lettera di supporto all’iniziativa del Global Compact, scritta dall’Amministratore Delegato o da un membro del Comitato Direttivo dell’azienda. È un elemento essenziale per comunicare l’impegno dei vertici aziendali.
Deve esplicitamente contenere la dichiarazione di continuo supporto a UNGC, cercando di andare oltre la semplice dichiarazione del rispetto dei Dieci Principi. Si tratta, cioè, di articolare i benefici del coinvolgimento e le motivazioni per le quali UNGC è considerato una buona pratica. Questo aiuta gli stakeholder a comprendere le ragioni dell’adesione.
Se la COP è inserita in un documento di rendicontazione più generale, ad esempio un bilancio di sostenibilità, deve comunque essere presente la lettera di adesione. Qualora invece sia prodotta ex novo, la lettera dei vertici può essere posta in aperura.
L’introduzione, dunque, è bene contenga:

• Le ragioni e/o benefici di supporto al Global Compact;
• Le azioni più importanti dell’anno precedente e gli impatti che si hanno nell’implementare i principi del Global Compact e i progetti di partnership correlati;
• Il coinvolgimento nelle attività, gli eventi e i network locali del Global Compact.

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La descrizione delle azioni pratiche dell'anno precedente può essere articolata seguendo il seguente schema: impegno, sistema e attività. Non tutte le aziende, comunque, comunicano nello stesso modo. Il Global Compact non impone particolari vincoli riguardo alla struttura e lascia la libertà ai partecipanti di strutturare le COP nel modo più consono al loro business.

Alcuni suggerimenti per descrivere le azioni:

• Collegare impegni e azioni alla rilevanza dei principi del Global Compact (materialità);
• Riflettere sulla sfera d'influenza dell'azienda – filiera, clienti e comunità locali – e sul perimetro di rendicontazione;
• Riflettere sui principi del Global Compact nei sistemi di gestione, quali policy, strategie, documenti, sistemi di monitoraggio e processi quotidiani;
• Descrivere azioni in un modo che renda possibile al lettore imparare e possibilmente replicare i passaggi chiave;
• Strutturare un piano futuro di azione e/o di priorità;
• Descrivere progetti di partnership in supporto agli obiettivi delle Nazioni Unite (ad esempio, tipo di partnership, benedici per i partner, impatti).

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Questo terzo elemento rappresenta la filosofia di continuo miglioramento promossa da UNGC. Il miglioramento continuo comporta un monitoraggio della situazione aziendale, dei progressi attuati e dei futuri obiettivi. L’applicazione sistematica degli indicatori di performance, perciò, è essenziale. Tuttavia, è necessario che gli impatti siano anche descritti e non solo riportati indicatori che costituiscono solo una parte del quadro.
Il framework di indicatori attualmente più strutturato e diffuso a livello internazionale sono le linee guida GRI G3 che non rappresentano solo un utile strumento per le COP, ma anche una guida in generale per la rendicontazione aziendale e per questo sono raccomandati dal Global Compact.
Suggerimenti per questa terza parte, sono:

• Mostrare le performance nel corso degli anni, permettendo una valutazione dei progressi;
• Presentare gli aspetti positivi e negativi delle performance aziendali per permettere una valutazione complessiva che sia informata;
• Specificare gli obiettivi futuri;
• Presentare casi di business collegati ai dieci principi, collegando le azioni e gli impatti ai dati finanziari o altri dati di performance;
• Collegare la performance ai dieci principi, anche se l’enfasi è data solo ad alcuni dei dieci principi.

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Dal 25 Febbraio 2011 le aziende che aderiscono al Global Compact devono caricare la loro COP sul sito web del Global Compact entro 1 anno dalla data di adesione (attenzione: i partecipanti che hanno aderito prima del 1 luglio 2009 hanno ancora due anni dalla data di adesione per caricare la loro COP). Tutte le COP seguenti devono avere scadenza annuale.

Scarica la UNGC Policy sulle Comunicazioni annuali

Le aziende che caricano annualmente le loro COP saranno classificate in una delle due categorie sottostanti secondo uno specifico Programma di differenziazione:

• GC Active: un'azienda che produce una COP che ha tutti gli elementi essenziali (statement dei vertici, descrizione delle azioni e valutazione dei risultati). Un'azienda che voglia avere un framework di riferimento nella stesura della Comunicazione può consultare sia il modello base Global Compact, sia le linee guida G3.1 del GRI;

• GC Advanced: un'azienda che va oltre le richieste basilari, espone e promuove best practice, compila il questionario di valutazione e soddisfa 21 criteri avanzati per quanto riguarda diverse aree: strategie, governance, coinvolgimento degli stakeholder, obiettivi UN, implementazione dei dieci principi e di una catena di valore, verifica e descrizione delle performance. Vale a dire tutte quelle aziende che rispondono al Global Compact Management Model e al Blueprint for Corporate Sustainability Leadership.

Leggi i 21 criteri per diventare un GC Advanced

Learner Grace Period (periodo di proroga)

Al partecipante business che presenta una COP mancante di uno o più dei requisiti principali (sezione 1 dei "Requisiti generali") sarà dato una sola volta un periodo "Learner" di proroga di 12 mesi per presentare una nuova COP che abbia tutti i requisiti essenziali. Durante questo periodo, i partecipanti riceveranno un supporto attivo e assistenza dal Global Compact Office di New York e dal Network Locale, attraverso una piattaforma di apprendimento.

Nota: questa regola vale anche per quei partecipanti che risultano "non comunicanti" al momento della pubblicazione della loro COP.

Per maggiori informazioni sul Programma di differenziazione, clicca qui